📌 Upptagen eller effektiv? Därför fastnar många i det digitala ekorrhjulet

I dagens digitala arbetsliv är det fullt möjligt att vara upptagen åtta timmar om dagen – utan att för den sakens skull vara särskilt effektiv. Verktygen vi använder har blivit fler, snabbare och mer uppkopplade. Ändå är känslan av ständig tidspress och splittrad uppmärksamhet något många delar.

E-post, anteckningar, rapportering, research, mötesdokumentation – det är uppgifter som upplevs som nödvändiga men tidskrävande. Trots att de ofta går att förenkla och delvis automatisera, fortsätter de att ta oproportionerligt mycket tid.

🖥️ Vanliga flaskhalsar i kunskapsarbete

• Repetitiva arbetsmoment som skrivande, sammanställningar och omformuleringar

• Ostrukturerade arbetsflöden där varje uppgift löses från grunden

• Låg verktygskännedom, vilket gör att många digitala funktioner aldrig utnyttjas

• Överdrivet manuellt arbete trots tillgång till AI- och automatiseringslösningar

I en tid där AI är tillgängligt för alla – inte bara tekniker – är det paradoxalt att så många fortfarande arbetar som om verktygen inte finns. Problemet är sällan brist på teknik. Det handlar om att tid och kunskap saknas för att se möjligheterna. Det kan kännas svårt och kanske till och med jobbigt att börja med något nytt.

🚧 Varför händer inget – trots goda intentioner?

Många organisationer pratar om digitalisering, men förändringen stannar ofta vid nya programvaror och licenser. Det som sällan förändras är själva arbetssättet. Verktyg introduceras, men utbildning och förståelse uteblir och företagen i sig har inte tid att investera i att lära ut. Resultatet blir en digital arbetsmiljö som tekniskt sett är avancerad – men praktiskt fungerar ungefär som för 10 år sedan då medarbetare inte lär sig.

Här krävs ett skifte. Inte i teknik, utan i kompetens. Den lägsta kompetensnivån behöver höjas vid varje nytt introducerat verktyg. Detta betyder att företag och organisationer behöver investera en viss del av arbetstiden till att lära medarbetarna hur de ska använda verktygen och inte minst följa upp hur de ska använda det.

I vissa fall finns det även ett hinder i att medarbetare inte vågar fråga en kollega. Då kan det många gånger kännas tryggare i att få hjälp av någon som inte dömer ditt arbete. Där kan en av våra tjänster eller kurser finnas till hjälp för att hjälpa. 

🎯 Små förändringar med stor effekt

Det krävs inte en stor omställning för att börja arbeta smartare. Genom att införa ett par AI-baserade arbetsmoment i vardagen kan flera timmar i veckan frigöras. Exempelvis:

• AI-genererade mötesanteckningar

• Förslag på formuleringar i e-post och rapporter

• Idébanker till kommunikation och innehåll

• Automatiserade sammanfattningar och sortering

Att börja i liten skala är ofta det mest effektiva sättet att skapa verklig förändring. Det går inte att byta ut eller lägga till alla verktyg på en gång. Då kommer det att kännas alldeles för utmanande. Det är viktigt att se till att medarbetarna behärskar ett verktyg åt gången. Det första kommer att vara nytt och ta längst tid att lära sig men allt eftersom de lär sig kommer det gå snabbare och snabbare. Men det kräver såklart rätt typ av introduktion – där tekniken förklaras på ett tillgängligt sätt och användaren sätts i fokus.

🧭 Ett första steg för den som vill jobba smartare

För organisationer eller enskilda som vill förstå hur AI faktiskt kan användas i det dagliga arbetet – utan tekniska förkunskaper – finns det nu kortare, praktiskt inriktade workshops som fokuserar på just detta.

👉 En sådan introduktion är “AI i vardagen – från manuellt till automatiskt” – en lite kortare workshop, anpassad för yrkesverksamma som arbetar vid dator och vill effektivisera sina digitala rutiner. Detta tillfälle planeras på plats men eventuellt kommer det även ett tillfälle för att delta remote senare.

Genom att lyfta blicken från det invanda och utforska nya möjligheter, går det att ta stora kliv med små medel. När är i redo att ta det första steget?